Khách hàng tin cậy giao cho công ty dịch thuật các tài liệu bảo mật để yêu cầu dịch sang ngôn ngữ mục tiêu. Và thông thường các công ty sẽ đưa ra những cam kết của mình để khách hàng yên tâm. Những cam kết đó có thể bằng email, bằng văn bản (ví dụ NDA) hoặc bằng miệng, nhưng mục tiêu của các cam kết hướng đến là những tài liệu của khách hàng thuộc diện cam kết bảo mật phải được bảo vệ tuyệt đối.
Bảo mật tài liệu là gì?
Bảo mật tài liệu là việc bảo vệ các thông tin nội dung trong tài liệu bảo gồm cả tên tài liệu và các thông số thuộc tính khỏi những bên không được phép tiếp cận.
Ngày nay, các tài liệu da số được lưu hành ở dạng điện tử như các website, tệp văn bản word, pdf,…, Các chủ sở hữu tài liệu có nhiều cách để bảo vệ nội dung trong tài liệu như đặt mật khẩu, mã hóa thông tin hoặc lưu trữ độc lập. Tuy nhiên, bằng một cách nào đó mà các tin tặc vẫn có thể tìm ra và bẻ các lớp bảo mật của tài liệu.
Việc bảo vệ thông tin tài liệu hết sức quan trọng vì trong đó có thể chứa đựng những bí mật kinh doanh, bí quyết sản phẩm hoặc sáng chế. Việc các tài liệu quan trọng bị đánh cắp, tiết lộ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như thiệt hại kinh tế, mất bí quyết, bị cạnh tranh không lành mạnh và có thể dẫn đến phá sản.
Vai trò của các công ty dịch thuật trong việc bảo vệ tài sản thông tin tài liệu của khách hàng là gì?
Theo quy định của pháp luật hoặc căn cứ theo các cam kết của công ty dịch thuật thì vai trò của các công ty dịch thuật về bảo mật tài liệu như sau:
- Bảo vệ các tài liệu tránh bị mất, hỏng, sai khác so với ban đầu
- Thực hiện các kỹ thuật cần thiết để đảm bảo các tài liệu số không bị đánh cắp
- Không tiết lộ nội dung tài liệu cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của khách hàng (ngoại trừ yêu cầu của cơ quan thẩm quyền)
- Thông báo ngay cho khách hàng khi có nghi ngờ hoặc thực tế các tài liệu mật bị rò rỉ.
Trách nhiệm của các công ty dịch thuật khi xảy ra việc tài liệu mật bị rò rỉ.
Khi phát sinh các vấn đề liên quan đến việc bảo mật tài liệu khách hàng, các công ty dịch thuật sẽ cần tuân thủ các cam kết trách nhiệm của mình như sau:
- Phối hợp tích cực với khách hàng để xem xét nguyên nhân và đánh giá thiệt hại
- Thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn sự phát tán rộng rãi của tài liệu bị rò rỉ
- Bồi thường các thiệt hại liên quan đến việc ngăn chặn việc phát tán thiệt hại
- Bồi thường những thiệt hại thực tế do việc rò rì tài liệu gây ra
Những nguyên do dẫn đến việc rò rỉ thông tin tài liệu khách hàng là gì?
Mặc dù các công ty dịch thuật có nhiều nỗ lực bảo vệ tài liệu khách hàng nhưng trên thực tế có rất nhiều lý do gây ra việc rò rỉ thông tin tài liệu.
Ví dụ về lý do dẫn đến rò rỉ thông tin tài liệu khách hàng:
- Việc sử dụng cộng tác viên trong dịch thuật tài liệu mà không có qui trình kiểm soát mã hóa tối ưu
- Rò rỉ bởi việc bị xâm nhập hệ thống nội bộ
- Nhân viên nội bộ sơ xuất gửi tài liệu hoặc tải tài liệu nên những trang mạng kém an toàn
Cách bảo mật tài liệu khách hàng hiệu quả trong thực tế hoạt động dịch thuật là gì?
Trên thực tế, các công ty dịch thuật thường chia tách tài liệu khách hàng để yêu cầu các cộng tác viên, dịch thuật viên tự do (Freelancer translators) hoặc các đối tác dịch thuật cùng thực hiện. Điều này cũng phát sinh ra rủi ro mất tài liệu đáng kể. Việc thực hành tuân thủ bảo mật dữ liệu ở các công ty có thể khác nhau và cho hiệu quả khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp đang được áp dụng tại AM Việt Nam.
- Tuân thủ các yêu cầu trong “Tiêu chuẩn ISO 27001 – Hệ thống quản lý an toàn thông tin”.
- Chỉ áp dụng dịch thuật viên chính quy và có thâm niên trên 3 năm làm việc tại AM Việt nam để thực hiện các dự án bảo mật
- Chỉ có thành viên cấp quản lý được tiếp cận tài liệu đầy đủ, chưa mã hóa
- Thực hiện mã hóa tài liệu, mã hóa thông tin cần thiết ngay khi tiếp nhận tài liệu mật
- Xây dựng hệ thống lưu trữ bảo mật theo yêu cầu chính sách công nghệ thông tin
- Đào tạo thường xuyên cho nhân viên về các tuân thủ bảo mật và các cập nhật
- Ứng dụng hệ thống dịch thuật tiên tiến để giảm rủi ro hiển thị toàn bộ tài liệu.